«Σκούπα και φαράσι» στις εφορίες για την άχρηστη χαρτούρα

Σε εγκύκλιο που εξέδωσε η ΑΑΔΕ υπενθυμίζει στα στελέχη της φορολογικής διοίκησης νομοθετικές διατάξεις για την εκκαθάριση των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών και την εκκαθάριση των αρχείων των υπηρεσιών του υπουργείου Οικονομικών, σύμφωνα με τις οποίες οι υπηρεσίες ήταν υποχρεωμένες να έχουν επιμεληθεί την εκκαθάριση των αρχείων τους, από τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία αδιαβάθμητου υλικού , των οποίων έχει παρέλθει ο χρόνος διατήρησής τους, έως το τέλος Μαρτίου. Η εγκύκλιος ξεκαθαρίζει δε πως σε περίπτωση που οι υπηρεσίες δεν έχουν προβεί ήδη στις σχετικές ενέργειες , θα πρέπει να μεριμνήσουν για την ετήσια εκκαθάριση των αρχείων των το αργότερο μέχρι την Παρασκευή 22 Σεπτεμβρίου 2017.

Κατά την εγκύκλιο, επειδή παρατηρείται ότι πολλές υπηρεσίες δεν τηρούν, για διάφορους λόγους, την υποχρέωσή τους για την εκκαθάριση των αρχείων τους, παρά τις επανειλημμένες οδηγίες και οχλήσεις, ζητείται από τους προϊστάμενους της γενικής διεύθυνσης του Γενικού Χημείου του Κράτους, των φορολογικών περιφερειών της γενικής διεύθυνσης φορολογικής διοίκησης, των τελωνειακών περιφερειών της γενικής διεύθυνσης τελωνείων και ειδικών φόρων κατανάλωσης και της διεύθυνσης προγραμματισμού και αξιολόγησης ελέγχων και ερευνών, να εποπτεύσουν, να συντονίσουν και να παρακολουθήσουν την πορεία και την ολοκλήρωση της διαδικασίας εκκαθάρισης των αρχείων των υπηρεσιών αρμοδιότητάς τους.

«Η ανάγκη ετήσιας εκκαθάρισης των αρχείων καθίσταται άκρως απαραίτητη και επιτακτική για τη διευκόλυνση του έργου των υπαλλήλων, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών, την τήρηση των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας, την καλύτερη αξιοποίηση των χώρων εργασίας και κατ’ επέκταση τη μείωση του κόστους μίσθωσης περιττών χώρων», τονίζεται σχετικά.

Σύμφωνα με τις εντολές της ΑΑΔΕ ο προϊστάμενος κάθε διεύθυνσης ή υπηρεσίας θα ορίσει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα, για την εκκαθάριση του άχρηστου προσωρινού αρχειακού υλικού (εγγράφων και λοιπών στοιχείων). Οι παραπάνω υπάλληλοι, αφού εξετάσουν τους φακέλους του αρχείου, θα αποχωρίσουν τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία, τα οποία πρέπει κατά την κρίση τους να καταστραφούν και θα καταγράψουν την κατάσταση, τον αριθμό πρωτοκόλλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά στο έγγραφο.

Ύστερα από την εκκαθάριση των αρχείων θα πρέπει να κληθούν «επί αποδείξει» υπάλληλοι από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους , προκειμένου να επιλέξουν εντός τακτής προθεσμίας, όχι μικρότερης των 9 μηνών για τις υπηρεσίες του Νομού Αττικής και του 1 έτους για τις υπηρεσίες των λοιπών νομών, από το προς καταστροφή υλικό, τα τυχόν ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα. Ύστερα από την επιλογή από τα Γενικά Αρχεία του Κράτους των ιστορικής σημασίας εγγράφων ή από την παρέλευση άπρακτης της τεθείσας προθεσμίας, θα ακολουθεί η παραλαβή του προς καταστροφή υλικού από τις αρμόδιες διευθύνσεις.

Τέλος, η εγκύκλιος αναφέρει πως προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν δυσλειτουργίες στην ομαλή λειτουργία των υπηρεσιών της ΑΑΔΕ από την απασχόληση των υπαλλήλων με την εκκαθάριση των αρχείων τους και λαμβανομένης υπόψη της έλλειψης του προσωπικού και του φόρτου της καθημερινής εργασίας, οι προϊστάμενοι των Γενικών Διευθύνσεων και των Αυτοτελών Υπηρεσιών της ΑΑΔΕ θα πρέπει να μεριμνήσουν για την κατά το δυνατόν παροχή κινήτρων στο προσωπικό, ώστε να ολοκληρωθούν έγκαιρα οι εργασίες της εκκαθάρισης των αρχείων των υπηρεσιών.