Κοινωνία της Πληροφορίας: Πώς μείωσε κατά 86% το χρόνο υλοποίησης ψηφιακών δράσεων

Σύμφωνα με τα στοιχεία της ΚτΠ, η χρήση τεχνολογιών RPA, η οποία ξεκίνησε στις αρχές του 2021 με τη δράση Ψηφιακή Μέριμνα Ι, βοήθησε ώστε να μειωθούν έως και 86% ο χρόνος που απαιτείται για τη διεκπεραίωση εργασιών όπως είναι η καταχώρηση στοιχείων και ο έλεγχος τους, ενώ σημαντική μείωση υπήρξε και όσον αφορά τις λανθασμένες καταχωρήσεις καθώς το ποσοστό επιτυχημένων καταχωρήσεων κινείτο σε επίπεδο άνω του 99,3%.

Τι είναι το RPA

Το RPA είναι μία ταχέως αναπτυσσόμενη τεχνολογία που αναπαράγει τις επιχειρηματικές διαδικασίες για τη βελτίωση της ακρίβειας και της αποτελεσματικότητας, μειώνοντας παράλληλα την ανθρώπινη συμμετοχή. Προφανώς, δεν χρησιμοποιούνται ρομπότ για την καταχώρηση δεδομένων αλλά ειδικά bots, όπως αποκαλούνται. Το λογισμικό bot (σ.σ. η λέξη προέρχεται από τη λέξη robot γι’ αυτό αι ονομάζεται έτσι η συγκεκριμένη τεχνολογία) παίρνει το έλεγχο του πληκτρολογίου και του ποντικιού στον ηλεκτρονικό υπολογιστή μας και μπορεί να μιμηθεί όλες τις ενέργειες ενός χρήστη και σε όλες τις εφαρμογές (Windows ή Web sites // ERP, CRM, Microsoft Office κλπ.) ανεξάρτητα από την τεχνολογία που έχουν αναπτυχθεί και χωρίς την ανάγκη για ειδική ενσωμάτωση ή ανάπτυξη API. Η τεχνολογία RPA διαλειτουργεί/επικοινωνεί με όλες τις εφαρμογές του οργανισμού χωρίς καμία τεχνογνωσία επί των εφαρμογών αφού εκτέλεση των εργασιών γίνεται μέσω της διεπαφής του χρήστη (user interface) των εφαρμογών.

Το επόμενο βήμα στη συγκεκριμένη τεχνολογία είναι η αξιοποίηση της τεχνητής νοημοσύνης (AI) γι’ αυτό και πλέον σε διεθνές επίπεδο αρχίζει να χρησιμοποιείται ο όρος Intelligent Process Automation (IPA).

RPA και ΚτΠ

Όπως αναφέρουν στο CNN Greece, τα στελέχη της ΚτΠ Α.Ε., αφορμή για την ενσωμάτωση της τεχνολογίας RPA ήταν η δράση Ψηφιακή Μέριμνα Ι για την ενίσχυση οικογενειών συγκεκριμένης εισοδηματικής κατηγορίας με μαθητές και φοιτητές με ένα voucher προκειμένου να αποκτήσουν τεχνολογικό εξοπλισμό.

Το ζήτημα στην προκειμένη δράση ήταν ότι η διαδικασία εξόφλησης κάθε ενός από τους 1307 προμηθευτές για τις συνολικά περίπου 3000 αιτήσεις, απαιτούσε 15 λεπτά συνεχούς εργασίας, δηλαδή για το σύνολο 326,75 ώρες, χρόνος που αντιστοιχεί σε περίπου 40 ανθρωποημέρες. Με την χρήση της τεχνολογίας RPA απαιτήθηκαν κατά μέσο όρο 2 μόλις λεπτά για κάθε την ολοκλήρωση διαδικασίας, δηλαδή 43,56 ώρες στο σύνολο, σημειώνοντας ποσοστό επιτυχίας 98,9%.

Την υλοποίηση της λύσης RPA στην ΚτΠ Α.Ε. ανέλαβε η εταιρεία 360 Trust Services, η οποία εξειδικεύεται στην αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών των επιχειρήσεων του ιδιωτικού τομέα ή φορέων του Δημοσίου ανεξαρτήτως μεγέθους με αποκλειστική αξιοποίηση των τεχνολογιών όπως είναι το RPA και το ΑΙ με ιδιαίτερη έμφαση στις τεχνολογίες intelligent document processing, cognitive services και GenAI.

Η εξαιρετική πρώτη υλοποίηση είχε ως αποτέλεσμα το RPA να χρησιμοποιηθεί και σε επόμενες δράσεις της ΚτΠ. Η αρχή έγινε με την «Ψηφιακή Μέριμνα ΙΙ» το 2022 με εξίσου εντυπωσιακά αποτελέσματα, ενώ το 2023 αντίστοιχες υλοποιήσεις έγιναν για τα προγράμματα ενίσχυσης «Ψηφιακά Εργαλεία ΜΜΕ», και «Ψηφιακές Συναλλαγές».

Το επόμενο βήμα ήταν η αξιοποίηση του RPA και για εσωτερική χρήση στην ΚτΠ Α.Ε. με την αρχή να γίνεται το τμήμα Πρωτοκόλλου, το οποίο διαχειρίζεται μεγάλο όγκο εισερχομένων εγγράφων στο σύστημα Document Management που πρέπει να ελεγχθούν και διεκπεραιωθούν σε συγκεκριμένες ανελαστικές προθεσμίες. Τα αποτελέσματα ήταν και σε αυτή την περίπτωση εντυπωσιακά και το πλάνο είναι η επέκταση της αξιοποίησης της συγκεκριμένης τεχνολογίας.

Οφέλη και επόμενα πλάνα

Σύμφωνα με τα στελέχη της ΚτΠ Α.Ε., τα οφέλη από την αξιοποίηση της συγκεκριμένης τεχνολογίας δεν περιορίζονται μόνο στην εξοικονόμηση χρόνου. Παράλληλα, υπάρχει σημαντική βελτίωση και στην ακρίβεια καθώς η εκτέλεση των διεργασιών δεν υπόκεινται σε ανθρώπινο λάθος μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο για ελέγχους. Πρακτικά, η αυτοματοποίηση μειώνει τα σφάλματα που συνήθως συμβαίνουν κατά τη χειροκίνητη και επαναλαμβανόμενη επεξεργασία δεδομένων.

Επιπλέον, οι διεργασίες εκτελούνται ταχύτερα και μπορούν να αξιοποιηθούν οι πόροι της εταιρείας καθ’ όλη τη διάρκεια του 24ωρου, ενώ το RPA επιτρέπει την άμεση κλιμάκωση των διεργασιών βάσει των αναγκών που προκύπτουν. Ακόμη, υπάρχει αύξηση της συμμόρφωσης, καθώς το σύστημα καταγράφει όλες τις ενέργειες που εκτελούνται και επιτρέπει την προληπτική διαχείριση τυχόν παραβάσεων.

Όσον αφορά στα επόμενα πλάνα, η ΚτΠ Α.Ε. σχεδιάζει να χρησιμοποιεί το RPA σε προγραμματισμένες δράσεις και όχι σε έκτακτες περιπτώσεις. Σημειωτέον πως για να λειτουργήσει σωστά η συγκεκριμένη τεχνολογία απαιτείται η ακριβής καταγραφή των διαδικασιών που απαιτούνται, κάτι που έχει γίνει στην ΚτΠ Α.Ε. προκειμένου να εντοπιστούν εκείνες οι εργασίες που είναι οι πιο κατάλληλες για αυτοματοποίηση, με γνώμονα ποιες είναι χρονοβόρες, επαναλαμβανόμενες ή ευαίσθητες σε λάθη.

Έτσι, σε πρώτη φάση το RPA θα χρησιμοποιηθεί στο πρωτόκολλο για την αυτοματοποίηση πρωτοκόλλησης και διανομής συγκεκριμένων κατηγοριών εγγράφων και στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, αλλά και για την υλοποίηση αυτοματισμού καταχώρησης αποφάσεων ανάληψης υποχρέωσης στο ERP. Παράλληλα, θα πραγματοποιηθεί η ανάλυση των απαιτήσεων για την ωρίμανση των διαδικασιών και διεργασιών της 2ης φάσης υλοποίησης που θα περιλαμβάνει μία σειρά από διαδικασίες από τoν έλεγχο και καταχώρηση ηλεκτρονικών τιμολογίων μέχρι την αυτοματοποίηση διαδικασιών των διευθύνσεων έργων του Δημοσίου.