Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών εγκρίσεων, «κλειδί» για τον ψηφιακό μετασχηματισμό

Ένα από τα πλέον χαρακτηριστικά παραδείγματα είναι οι διαδικασίες εγκρίσεων. Κάτι που σημαίνει ότι η αυτοματοποίηση, η απλοποίηση και η ψηφιοποίηση των εγκριτικών διαδικασιών -από εγκρίσεις αγορών μέχρι συμβάσεις και συμβόλαια- αποτελούν πλέον προτεραιότητα και ανάγκη για κάθε επιχείρηση. Ειδικά από τη στιγμή από τη στιγμή που η τηλεργασία και η απομακρυσμένη λειτουργία ομάδων κατά την περίοδο της πανδημίας, ανέδειξαν ακόμα περισσότερο πόσο σημαντική είναι η γρήγορη και εύκολη ολοκλήρωση αυτών των διαδικασιών.

Ιδιαίτερα εκείνων που εμπεριέχουν πολλά επίπεδα εγκρίσεων ή/και απαιτούν έλεγχο από πολλά αντισυμβαλλόμενα μέρη.

Η απάντηση σε αυτό το πρόβλημα έρχεται από την Team Candi, εταιρεία του Ομίλου Quest και Gold Partner της Microsoft, η οποία εξειδικεύεται στους τομείς αποκαλούμενου σύγχρονου τρόπου εργασίας (modern workplace) και της αυτοματοποίησης των διαδικασιών (process automation).

Η Team Candi έχει αναπτύξει την εφαρμογή Document Approval, η οποία αυτοματοποιεί όλη την εγκριτική διαδικασία, αυξάνοντας σημαντικά την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης και αναβαθμίζοντας την εμπειρία των χρηστών.

H εφαρμογή απευθύνεται σε κάθε τύπο επιχείρησης, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον τομέα της και σε μερικές μόνο εβδομάδες δίνει λύση σε σημαντικές προκλήσεις. Το Document Approval αξιοποιεί τις δυνατότητες που προσφέρουν οι λύσεις Modern Workplace της Microsoft, επεκτείνοντας να επεκτείνουν τη χρήση σε υπάρχουσες εφαρμογές που χρησιμοποιούνται ευρέως μέσα σε μία επιχείρηση όπως είναι το Office, η σουίτα Microsoft 365 αλλά και το Microsoft Teams.

Ένα από τα βασικά ατού του Document Approval είναι η ευκολία που προσφέρει. Ολόκληρη η διαδικασία των εγκρίσεων ολοκληρώνεται σε 3 απλά βήματα: Εισαγωγή εγγράφου - Επισκόπηση - Έγκριση.

Οι χρήστες της εφαρμογής, μέσα από το οικείο περιβάλλον του Μ365/Microsoft Teams που χρησιμοποιούν καθημερινά, με εύκολο και γρήγορο τρόπο διαχειρίζονται όλες τις σχετικές διαδικασίες, λαμβάνουν συνεχή ενημέρωση για το στάδιο που βρίσκεται η κάθε εργασία και ολοκληρώνουν το κάθε στάδιο με ταχύτητα και ασφάλεια, από όπου κι αν βρίσκονται, είτε μέσω του υπολογιστή τους είτε μέσω browser ή από το smartphone app τους. Και όλα αυτά, χωρίς να απαιτείται η ανταλλαγή e-mail ή φυσικής παρουσίας στο γραφείο. Η αποθήκευση και η αναζήτηση των ψηφιακών εγγράφων είναι γρήγορη και εύκολη, ενώ διασφαλίζεται απολύτως το απόρρητο και η πρόσβαση ανάλογα με τον ρόλο και τα δικαιώματα κάθε χρήστη, λαμβάνοντας υπόψη τις ισχύουσες πολιτικές ταυτοποίησης.

Η εφαρμογή έχει τη δυνατότητα ενσωμάτωσης ηλεκτρονικής υπογραφής της DocuSign, που επιτρέπει την εύκολη προσαρμογή στις απαιτήσεις κάθε οργανισμού. Την παραπάνω λύση ήδη χρησιμοποιούν πολλές ελληνικές επιχειρήσεις οι οποίες απολαμβάνουν τα σημαντικά οικονομικά (μείωση κόστους διαχείρισης ανά σύμβαση έως και -300%) και λειτουργικά οφέλη της ψηφιοποιημένης και αυτοματοποιημένης διαδικασίας εγκρίσεων.

Πρακτικά, με την εφαρμογή Document Approval μία επιχείρηση έχει τα εξής πλεονεκτήματα:

• Μειώνεται συντριπτικά ο χρόνος και ολοκληρώνεται σωστά, κάθε εγκριτική ροή.
• Οι χρήστες χρησιμοποιούν ένα οικείο περιβάλλον για γρήγορη και άμεση πρόσβαση από οπουδήποτε, μέσω οποιασδήποτε συσκευής,
• Ο διαμοιρασμός εγγράφων, γίνεται άμεσα, εντός και εκτός του οργανισμού, χωρίς ανταλλαγή e-mail.
• Η αρχειοθέτηση και η αναζήτηση των εγγράφων, είναι γρήγορη και εύκολη, αυξάνοντας την παραγωγικότητα.
• Πρόκειται για μία cloud εφαρμογή, όπερ σημαίνει ότι δεν απαιτεί χώρο σε κάποιον από τους τοπικούς servers της εταιρείας.
• Εξασφαλίζεται η ασφάλεια, τόσο των εγγράφων, όσο και της πρόσβασης, βάσει δικαιωμάτων.

Περισσότερες πληροφορίες για την εφαρμογή Document Approval μπορείτε να βρείτε εδώ: https://candi.gr/documentapprovals/ ή στο email info@candi.gr και το τηλέφωνο 2119994800.