Εσωτερική Επικοινωνία: Πολύτιμο εργαλείο επίτευξης των στόχων ενός Οργανισμού
Ενώ τα τελευταία χρόνια οι Οργανισμοί έχουν κατανοήσει τη σημασία της Εξωτερικής Επικοινωνίας, την ανάγκη ενίσχυσης της εικόνας και προστασίας της φήμης τους, το ίδιο δεν φαίνεται να ισχύει για τον τομέα της Εσωτερικής Επικοινωνίας. Έναν τομέα, τη σημασία του οποίου αρκετοί Οργανισμοί φαίνεται να υποτιμούν ή να μην έχουν ψηλά στις προτεραιότητές τους, παραγνωρίζοντας το κόστος στη λειτουργία και συνεπακόλουθα τη δημόσια εικόνα τους.
Η συστηματική, αμφίδρομη και πολύπλευρη Εσωτερική Επικοινωνία, ισχυροποιεί τους δεσμούς και τη συνεργασία σε όλα τα επίπεδα ενός Οργανισμού, συμβάλλοντας στην ανάδειξη του ποιοτικού εκτοπίσματός του. Αποτελεί, ταυτόχρονα, βασικό πυλώνα στην προσπάθεια επίτευξης των στρατηγικών του στόχων: Στην αύξηση της παραγωγικότητας και αποδοτικότητάς του, αλλά και της ικανότητάς του να καινοτομεί, προσφέροντας αξιόπιστες λύσεις.
Ως εργαλείο επικοινωνίας, η Εσωτερική Επικοινωνία αφορά στο σχεδιασμό και την υλοποίηση ενεργειών που διασφαλίζουν την αποτελεσματικότερη επικοινωνία μεταξύ διοίκησης και προσωπικού, αλλά και των διαφόρων τμημάτων και εργαζομένων μεταξύ τους. Οι ενέργειες αυτές, εντάσσονται στο πλαίσιο μιας ευρύτερης στρατηγικής προσέγγισης, η οποία αντανακλά το όραμα, τις αξίες και την κουλτούρα του Οργανισμού.
Μια ολοκληρωμένη στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας βελτιώνει τα επίπεδα ομαδικότητας, καλλιεργεί κλίμα εμπιστοσύνης και αλληλοσεβασμού, εδραιώνοντας μια ενιαία κουλτούρα. Παράλληλα, ενισχύει το κύρος του Οργανισμού, προβάλλει θετικά πρότυπα συμπεριφοράς, ενώ συμβάλλει στον σαφή προσδιορισμό αρμοδιοτήτων και ρόλων, συνεισφέροντας καταλυτικά σε περιόδους οργανωτικών αλλαγών, αναπροσαρμογών και κρίσεων. Ο σχεδιασμός δημιουργεί τους μηχανισμούς που ενθαρρύνουν τη συμμετοχή του προσωπικού, επιδιώκοντας συνάμα την καλύτερη δυνατή κατανόηση των στρατηγικών στόχων του Οργανισμού, αλλά και πώς αυτοί μπορούν να επιτευχθούν. Ένας σύγχρονος σχεδιασμός περιλαμβάνει διαδικασίες διάχυσης και διάδοσης πληροφοριών, πρωτοβουλίες για την οικοδόμηση ομαδικού πνεύματος, κίνητρα για καλό κλίμα συνεργασίας, προγράμματα εκπαίδευσης και επιμόρφωσης, διαδικασίες υποβολής εισηγήσεων και ιδεών για βελτίωση του Οργανισμού, επιβράβευση αξιέπαινων προσπαθειών, αλλά και διαδικασίες αξιολόγησης της υφιστάμενης κατάστασης. Περιλαμβάνει ακόμη, σύγχρονα εργαλεία, τεχνολογικά αναπτυγμένες εφαρμογές και πλατφόρμες (π.χ. company chat software, cloud technology, digital signage, forums, mobile apps, blogs, podcasts, εταιρικά screensavers), αξιοποίηση μέσων κοινωνικής δικτύωσης, έντυπες και ηλεκτρονικές εκδόσεις (ενημερωτικά δελτία, περιοδικά), εκδηλώσεις και ομαδικές δραστηριότητες.
Η στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας δεν πρέπει σε καμιά περίπτωση να βασίζεται σε πεποιθήσεις μικρού αριθμού ατόμων ή σε μεμονωμένα περιστατικά που μπορεί να δημιουργούν στρεβλές αντιλήψεις. Ως εκ τούτου, κομβικής σημασίας για τη διαμόρφωση της στρατηγικής είναι η αξιοποίηση επιστημονικών εργαλείων, π.χ. ποσοτικές (τηλεφωνικές έρευνες, online surveys) και ποιοτικές έρευνες (focus groups, in-depth interviews), τα ευρήματα των οποίων αποτελούν πιο αξιόπιστη και αντικειμενική βάση.
Εν κατακλείδι, η στρατηγική Εσωτερικής Επικοινωνίας είναι απαραίτητη για κάθε δρώντα Οργανισμό, ανεξάρτητα από το μέγεθός του. Ειδικότερα σε μια μικρή κοινωνία, όπως η κυπριακή, όπου όλα μαθαίνονται εύκολα και διαδίδονται γρήγορα, κάθε Οργανισμός χρειάζεται σαφείς διαδικασίες Εσωτερικής Επικοινωνίας. Με μια συνεκτική στρατηγική οι Οργανισμοί μπορούν πιο εύκολα να επιτύχουν τους στόχους τους, δημιουργώντας παράλληλα προστιθέμενη αξία για το προσωπικό, τους πελάτες τους, τον τομέα τους και την κοινωνία ευρύτερα.
*Managing Communication Consultant στη ΓΝΩΡΑ Σύμβουλοι Επικοινωνίας